Comment dématérialiser les factures fournisseur pour optimiser votre gestion

La dématérialisation des factures fournisseur est un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur gestion et gagner en efficacité. Mais qu’est-ce que la dématérialisation de factures et comment la mettre en place ? Découvrez nos conseils pour réussir ce passage vers le numérique.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseur ?

La dématérialisation des factures fournisseur consiste à remplacer leurs versions papier par des documents électroniques, généralement au format PDF ou XML. Ce processus permet d’automatiser et de simplifier le traitement des factures tout au long de leur cycle de vie, depuis leur réception jusqu’à leur paiement, y compris lors des échanges avec les partenaires économiques, et ainsi améliorer la productivité et la sécurité des transactions.

Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseur

• Gains de temps et de productivité : Le traitement automatisé des factures dématérialisées permet de réduire considérablement le temps passé à la saisie manuelle des données, à la recherche de documents et à l’archivage physique.
• Réduction des coûts : La suppression du papier et des frais d’envoi postal peut générer des économies significatives pour l’entreprise.
• Amélioration de la traçabilité et de la sécurité : La dématérialisation des factures offre une meilleure visibilité sur le processus de traitement et facilite les contrôles pour lutter contre la fraude et les erreurs.
• Simplification des échanges : Les factures numériques sont plus simples à partager et à intégrer au sein des systèmes d’information des entreprises.
• Respect des obligations réglementaires : De nombreux pays imposent désormais la dématérialisation des factures fournisseur, notamment en cas d’échanges transfrontaliers ou avec les administrations publiques.

Les étapes clés pour dématérialiser vos factures fournisseur

Afin de réussir la dématérialisation de vos factures fournisseurs, plusieurs étapes sont importantes à mettre en place :

1. Analyser les besoins et les objectifs de votre entreprise en matière de gestion des factures et identifier les processus à optimiser.
2. Choisir une solution adaptée pour la dématérialisation des factures fournisseur, comme GetYooz par exemple. Cette plateforme cloud vous permet de gérer vos documents de manière sécurisée tout en profitant de fonctionnalités avancées comme la reconnaissance automatique des données (OCR), l’intégration aux logiciels comptables et la validation électronique des factures.
3. Négocier avec vos fournisseurs pour déterminer le format et les modalités de transmission de leurs factures électroniques. Il est essentiel de s’assurer que ces derniers soient capables de respecter vos exigences en matière de dématérialisation.
4. Mettre en place un dispositif réglementaire adapté à l’échange de factures dématérialisées avec les partenaires économiques et les administrations publiques, notamment en termes de signature électronique et d’archivage sécurisé des données.
5. Former les salariés concernés par la gestion des factures fournisseurs aux nouvelles procédures et outils liés à la dématérialisation. Il est important que chacun comprenne les enjeux et les avantages de ce processus pour optimiser son utilisation.