Entreprise : misez sur le déploiement d’une messagerie professionnelle

Les e-mails sont au cœur de la communication d’entreprise. Que ce soit pour interagir avec la clientèle ou pour partager des informations entre collègues, la praticité des messages écrits est irremplaçable. Cependant, nombreux sont les professionnels qui utilisent encore leur adresse e-mail personnelle pour certaines activités relatives au business. En réalité, il est préférable de miser sur le déploiement d’une messagerie professionnelle personnalisée, notamment pour renforcer la crédibilité de l’entreprise, faciliter la gestion des e-mails et personnaliser l’image de marque.

Une image professionnelle renforcée avec une messagerie personnalisée

Dans le monde des affaires, la première impression que vos clients ont de votre entreprise est capitale. Cette perception va directement influencer leur décision d’achat. Voilà pourquoi il est plus que nécessaire de renforcer votre crédibilité dès le départ. L’une des façons d’y parvenir est de mettre en place une messagerie personnalisée. Les premières impressions que vous ferez parvenir à vos correspondants grâce à cette adresse professionnelle sont les suivantes :

• vous êtes sérieux,
• vous avez ce qu’il faut pour vos clients,
• vous êtes digne de confiance.

Lorsque les clients et les partenaires commerciaux voient une adresse e-mail professionnelle comme « [email protected] », cela renforce instantanément l’idée que vous avez une entreprise établie, sérieuse et soucieuse de son image. En revanche, il en va autrement lorsque vous leur fournissez une adresse de type « [email protected] » ou « [email protected] », parce que ces plateformes de messagerie sont généralement perçues par le grand public comme destinées à un usage personnel.

Les clients se méfient par ailleurs des messages envoyés à partir d’e-mails personnels, car ils peuvent représenter des tentatives d’arnaque ou de piratage. Comme l’explique le site de Nuxit, vous renforcerez l’image professionnelle de votre entreprise en investissant dans un nom de domaine clair pour personnaliser votre système de messagerie.

Une gestion centralisée des comptes e-mail de vos employés

Comprenez que si vos employés utilisent tous leur e-mail personnel pour communiquer au nom de votre entreprise, cela peut être une source de confusion, de perte de données et de fuite d’informations sensibles. Mettre en place une messagerie professionnelle est alors la solution pour mieux contrôler votre activité.

Vous profiterez d’une gestion centralisée des comptes e-mail de vos employés. Vous vous affranchirez en même temps des risques de violation de la vie privée, étant donné que vous n’aurez pas à naviguer dans des flots de messages personnels pour trouver des informations importantes liées au travail. Une utilisation de boîtes mail personnelles peut également entraîner des retards dans les réponses et des malentendus entre les employés et les destinataires. Avec une messagerie dédiée, plus besoin de scruter un par un les messages de vos employés pour trouver un mail important en espérant ne pas tomber sur quelque chose de confidentiel ou personnel. Votre webmail et votre compte administrateur vous permettront de gérer l’ensemble de la communication au sein de votre entreprise, à partir d’une seule interface.

En plus de cette praticité en termes de gestion, le déploiement de votre propre système de messagerie professionnelle vous fera bénéficier d’autres avantages. Vous bénéficierez d’un gain de temps et de productivité grâce aux multiples fonctionnalités que vous pourrez ajouter à la plateforme (planification de tâches, partage de contacts, calendriers communs, etc.).

Personnalisation et branding : une messagerie qui renforce votre image de marque

Une messagerie professionnelle vous permettra de construire une marque solide, d’autant plus si vous savez garder la cohérence grâce à une bonne stratégie branding. En ce sens, il faut que chaque destinataire puisse savoir que les e-mails viennent réellement de vous, même s’il ne vérifie pas l’adresse et le nom de domaine. Vous devez donc personnaliser vos messages à partir des fonctionnalités de votre système de webmail. Ajoutez notamment une signature professionnelle à la fin de chaque e-mail. Incluez-y le nom de l’expéditeur, son poste au sein de l’entreprise et ses coordonnées.

Il est aussi intéressant d’intégrer votre logo pour faciliter la reconnaissance de votre marque à chaque interaction. Pour garder la cohérence, pensez à intégrer dans votre système de messagerie quelques templates personnalisables que chaque employé devra utiliser lors de l’envoi des e-mails.

Lorsque vos prospects et vos clients seront habitués à recevoir vos e-mails personnalisés, ils auront un sentiment de familiarité et d’appartenance qui augmentera leur confiance en votre établissement. Ces réglages réduiront grandement le taux de désabonnement et permettront d’avoir des prospects engagés.