Fleet management : comment choisir le meilleur logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de fleet management ou de gestion de flotte facilite la gestion du parc automobile d’une entreprise : utilitaires, camions, voitures de service, etc. Grâce à cet outil, les différentes structures peuvent fiabiliser leur flotte de véhicules, booster leur productivité et réduire les coûts liés à leur gestion. Quels sont toutefois les critères de choix du meilleur logiciel de fleet management ?

Les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion de flotte

Sur le marché, les offres de logiciel de gestion de flotte sont diverses et variées. Faire le choix idéal peut donc être compliqué. Afin de sélectionner l’outil qui convient le plus à vos besoins parmi les meilleures formules, il est important de prêter attention à certaines caractéristiques. En voici quelques-unes.

Les fonctionnalités

Pour assurer une meilleure gestion de votre parc automobile, la solution de gestion de flotte que vous choisissez doit être complète. Vérifiez qu’elle possède toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Un logiciel efficace doit proposer l’option de suivi GPS pour vous permettre de localiser rapidement les véhicules. Le traceur GPS de l’outil favorise l’optimisation des trajets grâce à l’utilisation de zones prédéfinies ou de barrières géographiques. Une bonne solution logicielle de fleet management doit également aider l’entreprise à garantir la conformité des heures de service.

La législation sur les heures de service limite le temps que les conducteurs doivent passer sur la route. Cette mesure vise la réduction des accidents causés par des chauffeurs fatigués et somnolents. Un bon outil de gestion doit donc vous aider à tenir un registre précis et actualisé des temps de conduite de tous vos conducteurs. Vous éviterez ainsi de lourdes sanctions ou la perte de votre permis d’exploitation. Une autre option indispensable de ce logiciel est l’analyse des performances des itinéraires pour planifier les trajets les plus économes en temps et en carburant. Il peut par ailleurs vous aider à identifier et prévenir les causes d’accidents comme les excès de vitesse ou la conduite nerveuse.

La facilité d’usage et les intégrations avec les outils internes

L’objectif de l’usage d’un système de gestion de flotte est de booster l’efficacité opérationnelle du parc automobile de l’entreprise. De fait, cet outil doit être facile à mettre en place, intuitif et vous permettre d’obtenir rapidement les données dont vous avez besoin. Outre l’accès simplifié aux données, le logiciel doit vous aider à interpréter les informations et à les rendre exploitables. De plus, l’outil de fleet management doit vous permettre d’intégrer plusieurs systèmes pour optimiser le contrôle de votre parc. Optez pour une solution ouverte qui facilitera l’ajout des outils tiers pour le routage, la facturation, la paie, les logiciels RH, etc.

Application mobile conducteur

Afin de faciliter le travail de vos conducteurs sur la route, recherchez un système de gestion qui propose une application mobile. Grâce à cette solution, les chauffeurs pourront accéder à toutes les informations dont ils ont besoin pendant qu’ils travaillent. Ils seront donc informés des nouvelles tâches en temps réel et des itinéraires à suivre pour bien les réaliser. L’application peut également leur permettre de créer des journaux de bord, d’accéder aux nombres d’heures de service réalisées et de connaître leurs scores de sécurité.

Comment évaluer les coûts des différentes options logicielles ?

Le choix du logiciel de gestion de flotte idéal dépend du budget dédié à ce poste. Recherchez donc les options qui correspondent à votre budget. Les fournisseurs de ces outils proposent généralement plusieurs formules avec des offres standard composées de fonctionnalités de base et des offres premium avec des options avancées. Pour estimer précisément le budget adéquat pour le logiciel, tenez compte de vos besoins.

Si vos véhicules sont déjà dotés de trackers GPS par exemple, cette fonctionnalité de l’outil ne vous sera pas utile. Évaluez donc vos besoins afin de déterminer les options qui vous apporteront une réelle plus-value. Par ailleurs, si les fonctionnalités nécessaires ne sont pas prévues dans les formules prédéterminées par les fournisseurs, vous pouvez créer votre outil sur mesure. Cela fera toutefois augmenter le budget dédié au logiciel de gestion du parc automobile.

Conseils pour faciliter la mise en œuvre et l’intégration

L’élaboration d’un cahier des charges est nécessaire pour préciser les fonctionnalités qui requièrent une attention particulière. Celui-ci rappelle également toutes les modalités de réalisation du projet et les délais à respecter. Il simplifie la comparaison des différentes offres sur le marché. Les fournisseurs peuvent s’appuyer sur ce document pour formuler des offres qui correspondent à l’entreprise.

Afin de réussir la mise en œuvre et l’intégration de cette solution, faites appel à un prestataire externe. Le déploiement d’un outil numérique, notamment s’il est complexe, doit être effectué par des professionnels. Confiez donc cette tâche au fournisseur qui a développé le logiciel ou à un AMO (Assistant à Maîtrise d’Ouvrage) en informatique. Cet expert vous accompagnera durant tout le projet et s’occupera de la mise en place de l’outil pour qu’il réponde véritablement à vos besoins.

Considérations relatives à la maintenance et à l’assistance à long terme

Le dernier critère à prendre en compte pour sélectionner un logiciel de gestion de flotte automobile est l’offre de maintenance et d’assistance du fournisseur. Afin de profiter des fonctionnalités de la solution sur le long terme, vérifiez les options de support technique offertes. La mise à jour régulière du logiciel doit être assurée par le fournisseur pour garantir la sécurité des données et le fonctionnement optimal de l’outil. En cas de problèmes techniques, le support doit être réactif pour les résoudre.

Les options d’assistance varient en fonction de la formule choisie. Elles incluent généralement une assistance par téléphone, par e-mail ou par messagerie instantanée. Veillez donc à ce que la solution logicielle choisie propose différentes options d’assistance pour identifier ou traiter rapidement les dysfonctionnements. Le logiciel de fleet management favorise la gestion optimale du parc automobile d’une société et permet de réduire les coûts opérationnels. Les fonctionnalités du système, la facilité d’utilisation, la sécurité et les options d’assistance sont les principaux critères à prendre en compte pour faire le meilleur choix.