Qu’est ce que la gestion élecronique des documents, appelée GED ?

La GED ou la gestion électronique des documents figure parmi les nouvelles pratiques des entreprises afin de gérer efficacement tous les documents. Grâce à la transformation digitale qui a révolutionné, il est désormais possible de collecter, de stocker et de traiter tous les documents au sein d’un répertoire numérique central. Grâce à cette solution, toutes les grandes entreprises peuvent gérer efficacement tous les documents internes. Voici tout ce que vous devez savoir sur la GED.

Définition de la GED

La GED ou la gestion électronique des documents est un logiciel qui permet de gérer efficacement tous les documents au format électronique. Très prisée dans les grandes entreprises, la GED s’impose de plus en plus dans les petites et moyennes entreprises qui cherchent à stocker et à sécuriser tous les documents internes. C’est un procédé informatisé qui facilite la gestion et l’organisation des documents électroniques. C’est pourquoi, il est important que toutes les entreprises intègrent cette solution de gestion électronique de documents.

Quels sont les avantages de la GED ?

Face aux volumes ingérables de documents et d’informations au sein des entreprises, cela peut très vite freiner la productivité. C’est là qu’interviennent les avantages d’utiliser un logiciel de GED.

La GED est une solution pérenne, qui ne risque ni de se perdre ni de s’abîmer. Étant une solution au format numérique, tous les documents sont protégés et sécurisés. Certains logiciels de GED disposent même de systèmes de sauvegarde ultra sécurisés qui garantissent des duplications sur plusieurs autres serveurs.

Grâce au logiciel de gestion des documents, ces derniers sont stockés et rangés dans une bibliothèque virtuelle qui est accessible à tous les utilisateurs. Il y aura une arborescence qui guidera les utilisateurs dans la manière dont sont rangés les sous-dossiers, les dossiers ainsi que tous les fichiers.

En utilisant un GED, le gain de temps se fait à tous les niveaux. Vous n’aurez plus besoin de ranger tous les documents dans des boîtes. Vous gagnez en recherche de documents, en diffusion, en classement et même en automatisation de certaines tâches.

Toutes les informations qui s’avèrent personnelles peuvent être sécurisées et vous pouvez gérer les droits d’accès. Par ailleurs, les fichiers sensibles peuvent être retrouvés et archivés dans des coffres-forts numériques intégrés qui sont hautement protégés.

La GED permet un travail bien organisé et collaboratif. En effet, tous les personnels peuvent travailler à partir des mêmes documents. Les fichiers qui sont modifiés sont actualisés en temps réel et les anciennes versions sont accessibles via un historique. Ainsi, il est possible de tracer le nom du collaborateur qui a apporté des retouches ou des modifications. C’est le versioning.

Enfin, la gestion électronique des documents est une solution fiable. En plus du gain de temps qu’elle offre, elle évite les tâches répétitives qui peuvent induire à l’erreur. La ged évite donc ces genres d’erreurs qui peuvent nuire la productivité.

Quelles sont les limites de la GED ?

Bien qu’elle présente de nombreux atouts, la gestion électronique des documents a ses limites. Notamment, au niveau de la diversité des données. En effet, les données proviennent de sources multiples (blogs, applications web, etc). Cela rend les enjeux de la GED plus compliqués.

Quels sont les domaines d’application de la GED ?

La gestion électronique des documents peut être utilisée dans de nombreux domaines.

En ressources humaines

La GED est un logiciel qui est très utilisé dans les ressources humaines. Elle permet d’enregistrer tous les dossiers ainsi que les documents RH dans un répertoire central automatisé.

Ainsi, il serait plus facile de stocker de manière centralisée tous les e-mails et formulaires. Tous les documents et informations seront facilement récupérables par les responsables. Aussi, la GED permet de faciliter le processus d’intégration de l’employé ou des nouvelles embauches.

En finance et comptabilité

Que ce soient en matière de comptes débiteurs, en comptes créditeurs ou en audits finances, la gestion électronique des documents permet de relier tous les documents afin de les récupérer facilement. Elle permet également de limiter les fausses manipulations de factures ni la suppression des saisies de données.

Vous pouvez également contrôler tous les paiements et transactions. Vous avez la possibilité de conserver un suivi sécurisé et complet de toutes les transactions dont les e-mails ou les fichiers confidentiels. Avec la GED, vous avez accès aux anciennes informations qui vous semblent utiles.

En vente et en marketing

La gestion électronique des documents permet de stocker tous les documents importants relatifs au marketing et aux ventes dans un répertoire numérique. Par ailleurs, vous pouvez aussi partager des informations avec d’autres collaborateurs de votre équipe de manière sécurisée.

Comment mettre en place la GED dans une entreprise ?

La gestion électronique des documents est un logiciel très utilisé et recommandé dans les entreprises. Cependant, il faut bien la mettre en place et bien l’utiliser pour profiter de ses avantages.

• Rassemblement de tous les documents

Avant d’installer votre logiciel GED, la tâche la plus fastidieuse serait de numériser tous les documents papier. C’est une étape très importante, car une fois effectuée, vous n’aurez plus à le faire.

• Le traitement des documents

L’étape suivante consiste à indexer tous vos documents numérisés afin de faciliter la recherche des informations. Pour cela, vous pouvez les indexer par type (en utilisant les métadonnées comme le titre, l’auteur, la date, etc) ou par mots clés. Néanmoins, certains logiciels de ged peuvent faire cela de manière automatique.

• L’archive de vos documents

Pour archiver et stocker vos documents, vous devez les placer sur un support qui respecte les principes d’authenticité : les copies doivent être identiques, conformes et originales. Ensuite, les fichiers doivent être aussi rangés là où ils seront exploitables sur le long terme, c’est le principe de durabilité. Il doit également respecter le principe de confidentialité et toutes les données sensibles doivent être bien protégées.

• L’organisation de la diffusion des documents

La gestion électronique des documents permet de déterminer la diffusion des documents selon des méthodes de travail et des procédures prédéfinies dans l’entreprise. Ainsi, pour que tous les collaborateurs puissent l’utiliser efficacement, il faut partager les procédures auprès de tous les utilisateurs.

Comment choisir le bon logiciel GED ?

Pour choisir le logiciel de gestion électronique des documents qui s’adapte à votre entreprise, quelques critères sont à prendre en considération. Entre la conformité, la comptabilité ou encore la mobilité, ce sont des paramètres à considérer.

La conformité

Lors de votre choix, vous êtes le garant de votre logiciel et votre entreprise doit respecter toutes les modalités de diffusion et de conservation. Pour ce faire, le logiciel choisi doit être conforme à la norme ISO 9001 ainsi qu’au règlement général sur la Protection des Données RGPD. En cas de contrôle, vous pouvez ainsi rassurer vos fournisseurs ou vos partenaires.

La mobilité

Un système de GED est dit efficace lorsqu’il vous permet de consulter tous vos fichiers en permanence, où que vous soyez et depuis n’importe quel support. De ce fait, la base des documents doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs depuis n’importe quel support.

La comptabilité

Lors de votre choix, vous devez opter pour une GED qui vous permet de faciliter vos tâches. Il doit également s’adapter aux autres logiciels. Vous devez ainsi vérifier le critère de API qui est une programmation permettant au logiciel GED de s’adapter et de se synchroniser facilement avec vos autres outils existants.