Le logiciel ERP, un outil indispensable pour gérer votre entreprise

La gestion d’une entreprise implique une multitude d’actions, ce qui nécessite l’usage de différents outils. De nos jours, les solutions logicielles sont indispensables pour gagner en efficacité dans sa gestion. Parmi elles, on retrouve les logiciels ERP (Enterprise Ressource Planning). Il s’agit d’outils conçus pour la gestion d’une société dans son ensemble. Il existe des spécialistes de ce type de solution qui accompagnent les entreprises dans la mise en œuvre de leurs projets. Que savoir d’un logiciel ERP ? Pourquoi et comment l’implémenter dans votre structure ? Découvrez comment choisir le meilleur selon vos besoins.

Le principe des logiciels ERP

Un logiciel ERP se dénomme également Progiciel de Gestion Intégré (PGI) et se présente comme un outil unique servant à diverses fins. Il se compose d’un réseau d’applications et de fonctionnalités pour centraliser la gestion d’une entreprise. Il permet à la majorité des services d’une entreprise de gérer leurs activités quotidiennes sur une même plateforme : gestion de production, gestion logistique, gestion RH, gestion commerciale, gestion financière, etc. Cette solution joue aussi un rôle capital dans la gestion des flux de données dans une entreprise. Elle sert à optimiser le système d’information à travers des mises à jour régulières.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, elle s’avère utile pour l’amélioration des processus. Le principe des logiciels ERP se base sur une architecture spécifique. Cette dernière est constituée de plusieurs modules et d’un serveur qui comporte une base de données unique accessible pour tous les utilisateurs. L’architecture ERP rend nécessaire l’utilisation d’un ensemble de réseaux tels qu’un serveur à distance, des multisites, l’intranet, l’extranet, etc.

Ces différentes composantes sont liées par leur fonctionnement. De façon générale, les logiciels ERP sont compatibles avec les solutions ordinairement employées dans les entreprises pour l’exécution des tâches du quotidien. Nous pouvons citer notamment les outils de SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) ou encore les logiciels CRM (Customer Relationship Management). Le fonctionnement d’un progiciel de gestion intégré varie selon sa typologie.

Les différents types de logiciels ERP

Les logiciels ERP se déclinent en plusieurs versions. Quelles que soient la taille et l’activité de votre entreprise, vous trouverez sans aucun doute un type de PGI qui lui convient. Il vous faut avant tout choisir un logiciel ERP selon la taille de votre entreprise et votre budget. Il existe des progiciels de gestion clé-en-main. Caractérisés par une facilité d’installation et d’usage, ils ne peuvent cependant pas être fortement personnalisés. Ils sont destinés aux entreprises de taille réduite.

Selon la spécificité de votre activité, vous pouvez de plus opter pour une solution généraliste, utile dans une multitude de secteurs d’activité, ou une solution métier spécialisée. Il existe des solutions verticales qui se déploient pour répondre aux besoins précis d’un secteur en particulier. Ce type de logiciel ERP est tout indiqué si votre domaine d’activité est technique. Il existe par exemple des logiciels ERP industriels qui s’utilisent pour centraliser les données concernant toutes les branches de la société.

N’oubliez pas que vous avez la possibilité de personnaliser votre logiciel ERP en fonction de vos besoins spécifiques. Une telle solution s’accompagne de fonctionnalités susceptibles d’être ajoutées aux applications de base. C’est particulièrement vrai si vous adoptez un type de logiciel ERP dit « open source ». Il offre plus de possibilités de personnalisation, car son socle peut être modifié à volonté. Vous pouvez en effet ajouter des modules et des applications à un PGI open source. Ce niveau de personnalisation implique cependant des complexités supplémentaires en matière de déploiement d’ERP et de mises à jour de l’ERP par la suite.

Quelle que soit la solution que vous choisirez et si vous avez besoin d’aide pour la choisir, vous aurez besoin de vous appuyer sur un expert dans le domaine. Comme vous pouvez le découvrir via ce lien, les intégrateurs ERP peuvent vous aider dans la mise en œuvre d’un PGI métier, par exemple.

L’intérêt d’utiliser un tel outil dans votre entreprise

L’intégration d’un logiciel ERP dans votre structure peut permettre une meilleure gestion de votre entreprise sur divers axes. Favorisant la centralisation des données, cet outil vous offre l’opportunité d’avoir une vue globale des différents services. Vous pouvez ainsi uniformiser votre mode de gestion. L’usage de plusieurs solutions pour gérer une société entraîne souvent une certaine incohérence. Grâce à un PGI, vous évitez ce risque. L’organisation générale de votre entité peut s’améliorer à partir de cet outil, d’autant plus que cela permet également l’automatisation des processus. Vous avez donc l’assurance de réduire les tâches répétitives et de gagner du temps.

Par conséquent, la productivité ne peut qu’être optimisée. Par ailleurs, un logiciel ERP aide à la collaboration entre les travailleurs au sein d’une entreprise. Grâce aux connexions entre les postes de travail et à l’existence d’une seule base de données, les interactions entre les différentes équipes sont largement simplifiées. Si vous avez l’intention de promouvoir le travail collaboratif dans votre structure, recourez à un logiciel ERP et profitez en plus d’autres avantages. Des mécanismes de sécurisation de données sont aussi intégrés à ce type de solution. En utilisant un PGI bien conçu, vous éviterez bien des menaces relatives à la sécurité de votre système d’information.

Le choix du bon logiciel ERP

Pour avoir le meilleur logiciel ERP, il vous faudra faire attention à certains éléments. Commencez par identifier les besoins de votre société. Si vous utilisez déjà un outil similaire, déterminez alors les limites de ce dernier. La nouvelle solution devra combler ses insuffisances. Veillez également à faire le point sur les spécificités de l’activité de votre entreprise. Cela vous permettra d’avoir une idée du type de logiciel ERP pouvant vous convenir. La taille de votre société comptera par ailleurs pour le choix de la bonne solution.

Vous aurez besoin de l’aide d’un professionnel pour explorer les options qui répondront à vos besoins. Vous pouvez lui faire part de vos attentes et lui confier la responsabilité de dénicher les meilleures solutions. Vous aurez en effet plusieurs propositions et pourrez faire votre choix selon votre budget, les fonctionnalités et la facilité d’utilisation, etc. L’une des meilleures façons d’améliorer votre gestion est de suivre scrupuleusement les ressources humaines, la trésorerie, etc. Assurez-vous donc d’opter pour un progiciel de gestion intégré multifonctionnel. Cela doit être utile pour gérer plusieurs axes de votre entreprise.

L’implémentation de ce logiciel dans une entreprise

Pour profiter des avantages d’une solution ERP, il vous faudra l’implémenter au sein de votre société. La mise en œuvre de l’outil choisi doit être appréhendée comme tout un projet et la réalisation nécessite l’intervention d’acteurs internes et externes. Au sein de l’entreprise, vous aurez besoin d’un chef de projet. Celui-ci aura pour mission de veiller à l’implémentation du PGI dans le délai prévu et dans le respect du budget préétabli. Il sera nécessaire de mettre en place un plan de projet précis qui prend en compte les particularités de votre environnement de travail.

Pour l’implémentation, vous aurez à recourir à un intégrateur ERP qui devra collaborer avec le chef de projet interne. Il est qualifié pour rédiger le cahier des charges ERP précisant notamment la couverture fonctionnelle. De la configuration à la personnalisation, le spécialiste se met à votre service pour la réussite de l’intégration du système ERP dans l’entreprise. Vous aurez également besoin de lui pour former vos équipes à l’utilisation du PGI. Après l’implémentation, il peut s’avérer nécessaire de faire évoluer la solution ERP suivant la croissance de votre société. L’intégrateur vous sera d’une grande aide pour cette étape.

L’avenir des logiciels ERP

Les logiciels ERP constituent l’une des meilleures applications des avancées technologiques au profit du monde de l’entreprise. Ils ne cessent d’évoluer du point de vue des fonctionnalités. Il va sans dire qu’ils ont un bel avenir puisque la technologie, de façon générale, est dans une phase ascendante. D’après certaines enquêtes, les modules décisionnels d’analyse prédictive de PGI devraient augmenter dans les prochaines années. Dans un futur proche, les solutions ERP bénéficieront certainement d’applications de l’intelligence artificielle, de la réalité augmentée ou encore du Big Data.