Notion, l’outil de productivité à la mode

Utiliser plusieurs outils bureautiques s’avère être une tâche chronophage. Pour la grande majorité des personnes, l’utilisation de ces nombreux outils accumule un nombre incalculable de documents aux formats différents, dispersés à plusieurs endroits. Il est donc plus difficile de s’y retrouver et rester productif en même temps. Cette méthode d’organisation est la pire des charges mentales, car il faut se souvenir de tout. C’est là que l’outil Notion entre en scène, ce logiciel tout-en-un permet de s’organiser et rester productif sans quitter la plateforme.

Présentation de Notion

L’outil Notion est un logiciel de prise de notes collaboratif. La plateforme propose également d’autres fonctionnalités intéressantes, permettant une meilleure organisation en accord avec les projets d’entreprise. Notion est l’outil parfait pour toute personne cherchant à optimiser sa productivité. En effet, il est possible de paramétrer l’outil afin de toujours rester organisé au fur et à mesure que les projets avancent.

Tout commence en Californie

Le démarrage de Notion commence à San Francisco. La start-up Notion Labs Inc a été créée en 2013 par le fondateur Ivan Zhao, PDG de Notion. L’entreprise comptait au départ moins de dix salariés. À cette époque, les fondateurs du logiciel ne souhaitent pas rencontrer des investisseurs en capital-risque.

La première application a été lancée en mars 2016 pour les navigateurs Web et OS X, puis en mai et juin 2017 pour les utilisateurs de Windows et iOS. En mars 2018, la version 2.0 a été lancée. Ce dernier a connu un succès sur Product Hunt en tant que produit favori du mois. Notion est d’ailleurs apparu dans un article du WSJ. La version Android a par la suite été lancée officiellement en juin 2018.

Arrivée en 2019, l’entreprise annonce avoir atteint un million d’utilisateurs. En l’espace d’un an, Notion compte par la suite plus de 4 millions d’utilisateurs. En janvier 2020, Notion a reçu près de 50 millions de dollars d’investissement de la part de Venture Capital.

Ses avantages et inconvénients

Comme tout outil bureautique, Notion présente quelques avantages :

• personnaliser les blocs (notes, commentaires…),
• créer des wikis internes facilement,
• partager certaines informations avec vos clients,
• Un tableau de bord très fonctionnel.

Néanmoins, son utilisation présente également des inconvénients. En effet, l’application Notion n’est pas disponible en langue française. Il est également impossible de visualiser le calendrier autre que le format mensuel. Il est aussi possible de rencontrer quelques ralentissements sur les systèmes Windows et Android.

Quelles sont les fonctionnalités de Notion ?

Wikis

La fonction Wiki est une fonctionnalité très appréciée par les utilisateurs de Notion. Celle-ci contribue à la création et au partage de la base de données grâce à la fonction “glisser-déposer”. Sur un seul endroit, les utilisateurs peuvent sauvegarder les e-mails, numéros de téléphone, objectifs et bien plus encore.

Gestion de projets et de tâches

Notion permet d’augmenter la productivité en planifiant les tâches à réaliser depuis un seul endroit. Cela signifie que les utilisateurs n’ont plus besoin d’utiliser plusieurs outils différents pour organiser leurs projets d’entreprise. Toute l’équipe dont les membres invités ont accès instantanément aux différentes tâches ajoutées sur le tableau de bord en temps réel, et peuvent également ajouter des commentaires sur les publications.

Prise de notes et documents

Notion permet aux utilisateurs d’ajouter tout type de contenu (vidéos, images, signets…). Cette fonction est similaire à la fonctionnalité Wiki, basée sur l’option glisser-déposer. Les utilisateurs de Notion ont la possibilité de conserver des notes ou documents en privé, ou encore de les partager avec leur équipe. Encore une fois, les équipes peuvent ajouter des commentaires au fur et à mesure de l’avancement des projets d’entreprise.

Les plans d’abonnement proposés

En raison de son succès, Notion compte aujourd’hui des millions d’utilisateurs. En version gratuite, l’application présente déjà de nombreuses fonctionnalités intéressantes, certains n’hésitent pas à opter pour l’une des offres premium. L’outil notion propose quatre plans d’abonnement.

Le plan gratuit

La version gratuite offre la possibilité d’inviter de nombreuses personnes sans dépenser un seul centime. Les utilisateurs peuvent ajouter jusqu’à 1000 blocs-notes de 5 Mo. Ces derniers peuvent être consultés par des membres externes via un lien. Cependant, il n’est pas possible d’autoriser les modifications ni de partager les fichiers. Les membres externes recevant du contenu depuis le plan gratuit ne pourront que les lire et les commenter.

Le plan personnel

Le plan personnel est utilisable uniquement par une seule personne. Pour moins de 5 dollars par mois, l’utilisateur peut stocker autant de fichiers qu’il souhaite, sans aucune limitation de taille. De plus, vous pouvez autoriser ou non la modification et le partage de contenus aux personnes recevant vos notes.

Le plan Team

Contrairement au plan personnel, tout membre de l’équipe doit payer 8 dollars par mois. Ce plan peut avoir un nombre illimité de membres, avec un accès à toutes les fonctionnalités disponibles, ainsi que la possibilité d’ajouter un nombre incalculable de blocs-notes.

Le plan Entreprise

Ce plan s’adresse aux start-ups et toute entreprise déjà développée. Souscrire au plan d’entreprise nécessite de contacter le support client. Ce plan propose les mêmes fonctionnalités que le plan team, mais avec plus de privilèges. Ce plan offre un service sur-mesure en fonction de vos souhaits et de votre budget.

Une possibilité d’ajouter des applications complémentaires

Notion est l’un des outils favoris des utilisateurs grâce à ses nombreuses fonctionnalités (listes, calendriers, contenus, base de données…). Tous ces contenus sont disponibles directement sur la plateforme Notion. Toutefois, il peut arriver de vouloir exporter les contenus sur un site, ce qui est possible depuis le logiciel.

En effet, l’outil collaboratif offre une meilleure expérience utilisateur grâce à l’intégration de nombreux logiciels et site Web. Sur Notion, il est possible d’ajouter :

• Google Drive,
• Gmail,
• Twitter,
• Zoom,
• Google Maps,
• Figma,
• et bien d’autres logiciels.

Pourquoi est-il autant populaire ?

Notion est très apprécié pour sa facilité d’utilisation ainsi que son côté ludique. Chaque nouveau membre peut assimiler son utilisation sans difficulté grâce aux instructions de l’interface. Si besoin, un service client est disponible en permanence. Ce n’est pas sans raison si le logiciel de prise de note est “tout-en-un”.

Même si certains utilisateurs trouvent la configuration un peu longue, sa prise en main est rapidement assimilée une fois configuré. Sur un seul espace, toutes les informations sont stockées. Cela évite de devoir ouvrir plusieurs pages et outils différents pour accéder aux documents. L’option gratuite à elle seule permet de se faire une idée sur la performance de l’outil.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser uniquement la version gratuite, bien que les fonctionnalités sont limitées. Notion présente des fonctionnalités avantageuses sans oublier son faible coût d’abonnement, d’où son grand succès. Bien que Notion propose de nombreuses fonctionnalités, l’outil permet en plus d’intégrer d’autres outils comme Zoom, Google Docs et bien d’autres encore, faisant de lui un logiciel tout-en-un.

Il est rare de trouver un outil offrant autant de privilèges. En tenant compte de la demande des utilisateurs, Notion ne cesse de s’améliorer tout en suivant les nouvelles tendances.