Organisation de séminaire : les étapes

L’organisation d’un séminaire est essentielle pour toute entreprise, tout simplement parce que cet événement répond à de nombreux objectifs. C’est effectivement l’occasion pour les collaborateurs et les salariés de se rapprocher, d’échanger hors du cadre professionnel, de créer et d’élargir les réseaux. Quel que soit le type de séminaire, vous devez le préparer minutieusement jusqu’aux moindres détails pour qu’il soit un succès. Mais quelles sont alors les étapes à suivre pour mener à bien cette organisation ?

N’oubliez pas les goodies publicitaires

Le séminaire est l’occasion parfaite pour distribuer des goodies publicitaires aux participants. Les goodies sont des outils de communication efficaces qui vous permettent de promouvoir votre marque, de vous faire connaître et de valoriser votre image. En plus de booster votre visibilité, ils sont également considérés comme une arme de reconnaissance envers les bénéficiaires.

Pour que les goodies fassent leur effet, ils doivent alors refléter votre image, et valoriser votre marque et ses valeurs. Leur qualité doit être au rendez-vous et le design doit marquer les esprits.

Vous pouvez opter pour un tour de cou publicitaire, pratique, utile et non encombrant. Cet objet publicitaire vous permet de repérer vos clients et collaborateurs en toute facilité. Vous pouvez y graver votre logo en le personnalisant. Il vous suffit de trouver un prestataire spécialisé dans le domaine pour passer votre commande.

Définissez un budget et une date

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à organiser un séminaire. Il peut s’agit de la célébration d’un événement spécifique, de la présentation d’un nouveau plan d’action, de la promotion de nouveaux produits ou tout simplement pour récompenser les salariés. Après avoir défini vos objectifs, vous pouvez déterminer le type de séminaire à organiser. Le choix d’une date pour l’événement et la mise au point sur la question financière sont les prochaines étapes à suivre.

L’objectif d’un séminaire est de réunir le maximum de personnes pour optimiser votre visibilité et toucher un public très large. C’est pourquoi il est capital de sélectionner la date de manière stratégique. Les vacances, la veille du week-end ou encore les ponts peuvent parfaitement faire l’affaire.

Côté budget, il sera défini en fonction de vos objectifs, et du type de séminaire à organiser. La durée de l’événement ou encore le nombre de participants peuvent faire toute la différence.

Établissez un rétroplanning

Pour atteindre vos objectifs, il est essentiel de penser aux moindres détails. Voilà pourquoi l’établissement d’un rétroplanning est fondamental. Il vous permettra de mettre au point chaque étape de l’événement, afin que tout se déroule à la perfection.

Pour ce faire, vous devez dresser une liste des différentes tâches à réaliser. Mais il est également essentiel de réunir tous les membres de l’équipe pour que tout le monde se mette d’accord sur chaque phase.

Cette étape est déterminante, car une seule erreur sur l’organisation risque de vous coûter cher. Et c’est d’ailleurs le moyen par excellence pour éviter les mauvaises surprises.

Communiquez sur l’événement

Et bien sûr, pour atteindre un large public et rassembler le maximum de participants, la mise en place d’une stratégie de communication efficace autour de l’événement est importante. Que serait votre séminaire sans les participants même si tout a été pensé jusqu’aux moindres détails ?

Cette communication doit se faire aussi bien en interne qu’en externe. Toutes les informations essentielles relatives à l’événement doivent être mentionnées dans l’invitation physique ou par mail. N’hésitez pas à exploiter les différents supports digitaux pour présenter votre séminaire et partager ce projet avec vos clients et vos abonnés. Les réseaux sociaux sont parfaits pour partager les actualités concernant votre firme. Il est également possible de créer une page web spécialement pour votre événement professionnel.

Pensez également à communiquer le jour J même à travers les supports de communication physiques classiques comme les flyers, les cartes de visite ou encore les objets publicitaires. Les supports d’affichages comme les bâches ou les roll-up seront également à prévoir.

Vous l’aurez donc compris, le séminaire est un événement important pour une entreprise. Il permet d’améliorer son image, de promouvoir ses produits et services et de permettre aux collaborateurs et salariés de se rapprocher. Quels que soient les objectifs à atteindre, un tel événement mérite d’être organisé avec soin et minutie. C’est pourquoi vous devez suivre les différentes étapes essentielles pour réussir. Enfin, n’oubliez pas que la communication joue un rôle fondamental pour rassembler un maximum de public. Pour une publicité à moindre coût, mais avec une efficacité garantie, n’oubliez surtout pas de personnaliser des goodies publicitaires à distribuer aux participants pour marquer les esprits.